どうも、痛風メタボです。お疲れ様です。












仕事の効率化や知的生産について考えた場合
「小さな習慣こそが人生を大きく変えること」が分かってきます。
かのドラッカーも、仕事の成果を支えるのは
「習慣である」と言い切っています。
経験や実績は一日で出来上がるものではなく、
無理な背伸びをせずとも、いつのまにか身につき、
成長を実感するときがくるような、小さな毎日の
習慣づくりはすぐに始めることができます。

 









◎小さな時間管理を意識しよう



お金も、才能も、後ろ盾も、何もない・・・
そういう人でも一つだけもっているのが、時間です。
つまり、スタートラインに立っている人が
全員平等に持っているのが時間なのです。
大きな成長を遂げるには、大きな仕事や、
大きな時間の使いかたを
考えなければいけないと思いがちですが、
実際は、毎日の小さな時間の
使いかたの中にこそ成長の種は隠れています。
そのヒントになるのが、時間の
「テンプレート」と「ペース」の考えかたです。
そこで身近にあるカレンダーの使い方を例にとって、
理想的な時間のテンプレートを探す方法について見ていきましょう。
 




◎毎週、なにに何時間を使っているか記録する



毎日は、その大半が繰り返しでできています。
毎日さまざまな仕事で飛び回っているつもりでも、
いつ起床し、いつ眠り、どの程度食事や生活に
時間をあてているかは、
意識しないうちに固定化しているのです。
これが、テンプレートです。
テンプレートとは、もともと金属や
木などの素材を切るときに使う型板のことです。
テンプレートのとおりに素材を切れば、
いつも理想の形をとりだせるのと同じように、
時間のテンプレートはあなたが毎日を
理想に近い形で過ごすための型になります。
ためしに、カレンダーを取り出して、一週間の
記録をとってみてください。
あなたはいつ起きて、いつ眠り、
食事にはどのくらいの時間をかけ、
余暇には何をしていましたか?
また、仕事における大事なポイントとして、
「1時間でやろう」と思っていた仕事に対して、
実際にはどのくらいの時間を使ったか?
メールのチェックなどといった毎日おこなう行動をいつ、
何回おこなったか? も記録してみましょう。
これは、自分の仕事の見積もりの甘さを
責めるための記録ではありません。
むしろ、無意識になっていた時間の
使いかたを意識するための手続きなのです。
毎週本を読むつもりでも、
実際に割り当てているのは15分なら、
その本は読み進まず、
目標はいっこうに達成されません。
あるいは、1時間のつもりで始めたことが
4時間かかっているなら、計画の仕方に
無理が生じていることが認識できます。
こうして一週間の時間の使いかたを意識し、
そこに小さな変更を加えて
新しいテンプレートをつくっていくのです。
 




◎カレンダーアプリの予定は30分単位に



予定の管理をおこなうのに、
手帳やパソコン・スマートフォンの
カレンダーアプリを使っている人は
多いのではないでしょうか。
カレンダーは予定を書き込んで
覚えておくためだけではなく、
意識して時間を使うためのテンプレートを
練る場所として使えます。
そこで即効性のある習慣として、カレンダーに
入力する予定を1時間単位ではなく、30分単位に
するというものがあります。
漫然と予定を立てていると「1時からこの仕事を、
2時にはこの作業を」という具合に1時間単位で
一日をとらえてしまいます。
これを強制的に「1時から1時半までこの仕事」と
いう具合にとらえるだけでも、
時間への意識がきめ細かくなるのです。
慣れてきたら、15分単位、5分単位と
刻んでみるのもいいでしょう。
次第に、メールのように頻繁に発生する作業には
細かく時間を刻んで処理が可能、資料作成の
ように創造的な作業には45分ほどの単位が必要といった、
あなたの時間の物差しができてくるのです。
カレンダーアプリを使っている人は、
仕事、
家庭、
余暇、
雑用のカレンダーを
分けて管理することもおすすめです。
それぞれに色を割り当てるだけで、
互いのバランスをひと目でみることができるからです。
読書や、学習といった、ともすれば後回しに
されてしまいがちな時間も個別に
カレンダーを用意しておくだけで、
時間を割り当てているかどうかを可視化できます。
まずは可視化して、時間の使いかたへの
小さな改善点を拾っていくことで、
テンプレートは次第にあなたの一部になっていきます。
 




◎時間の使いかたの黄金則を味方につける



テンプレートが意識できてきたら、
普段の生活のなかで時間の使いかたをさらに
チューニングしていきます。
このとき、利用できる原則が2つあります。
一つは、80:20の法則として有名な「パレートの法則」です。
イタリアの経済学者、ヴィルフレド・パレートが
提唱したこの考えかたは、さまざまな場面で
活用でき、時間管理でいうなら「ある仕事の成果の
8割は、費やした時間の2割が生み出している」と
言い換えることができます。
覚えがあると思いますが、10時間の作業の成果は、
集中していたり、調子が良かった2割の部分が
基本的に生み出していて、残りの8時間は
仕上げや、細かい部分にあてられていたりするものです。
この法則を逆手に取るなら、2時間分の集中力を
要求する仕事には、少なくとも数時間の
余白時間をつけて見積もらないといけない、
というようにも使うことができます。
これは怠けているのではなく、機械ではない知的作業は
どうしてもこうした緩急で構成されているので、
最初からそれを計算にいれておくということなのです。
二つ目の法則は、このパレートの法則を
味方につけるためのもので、作業を
「トップ・ヘビー」に配置するというものです。
たとえば、1週間後が締め切りならば、
最初の2日に最も重要な部分に手を付けることによって、
最後の部分は切り捨ててもクオリティに
本質的な差がでないようにしておくのです。
こうした原則を念頭に、カレンダー上で
時間割り当てを構成していくと、頂上の
見えない登山のようにみえた仕事が、
ペースを守りながら平地を走る
マラソンのようにみえてきます。
マラソンも大変であることには違いがありません。
しかし、闇雲にダッシュしても、ゴールには
着かないことが分かっていますので、
自然と緩急を考えるようになるのです。
 



◎テンプレートは磨かれていく



キャリアを積み始めた頃は、「この仕事が終わるまでは」と、
出口のみえないトンネルを走るように、
毎日夜遅くまで作業をしていたことがありました。
これは、あなたに実力や才能がないからというよりも、
何にどれくらいの時間を使うと、どのくらいの
アウトプットができるのかが最初はわからないからです。
自分のペースの遅さに苛立ちをおぼえたり、
見積もりの甘さに後悔したりといったことも、
時間の物差しができる前のこの時期では
自然なことだといえます。
そうしたときは、まずは落ち着いて
カレンダーと向き合い、時間の使いかたを
意識してみるところから始めましょう。
理想の時間のテンプレートを探しながら
毎日を繰り返すうちに、あなたの時間に対する精度は
次第に高まり、時間の使いかたは
研ぎ澄まされていくことでしょう。


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